イベントスペース選びで失敗しない！コスパ重視の賢い選び方

ホーム
NEWS
イベントスペース, コラム
イベントスペース選びで失敗しない！コスパ重視の賢い選び方…

コラム
2025.09.25

イベントの企画担当者さん、必見！イベントスペースって、費用が高いイメージがありますよね？でも、ちょっと待ってください。

実は、賢く選べば、予算内で最高のイベントを開催できるんです！この記事では、イベントスペースの料金相場から、コスパの良いスペースの探し方、予約のコツまで、徹底的に解説します。

この記事を読めば、あなたもイベントスペース選びの達人になれるはず！

イベントスペース選びでコスパを重視する理由

イベントを企画する際、多くの方が「費用を抑えたい」と考えているのではないでしょうか。しかし、ただ安いだけのイベントスペースを選んでしまうと、設備の不十分さやサービスの質で、参加者の満足度を下げてしまう可能性があります。そこで重要になるのが、イベントスペース選びにおける「コスパ」の視点です。

イベントスペース選びでコスパを重視することで、限られた予算の中でも、質の高いイベントを実現できます。具体的には、

予算内で最大限の価値を得られる
イベントの質を維持・向上できる
参加者の満足度を高められる

といったメリットがあります。この記事では、イベントスペースのコスパを重視する具体的な方法を解説していきます。

イベントスペースの料金相場を知ろう

イベントスペースの料金相場を知ることは、イベントを企画する上で非常に重要です。予算内で最適なスペースを選ぶためには、相場を把握し、比較検討することが不可欠です。ここでは、エリア別、規模別に料金相場を解説します。

エリア別の料金相場

イベントスペースの料金は、エリアによって大きく異なります。一般的に、都心部やアクセスが良い場所ほど高額になる傾向があります。例えば、

東京23区内: 1時間あたり数千円～数万円が相場です。渋谷、新宿、銀座などの人気エリアは高めです。
大阪市内: 東京に次いで高額ですが、エリアによっては比較的リーズナブルな場所もあります。
地方都市: 東京や大阪に比べると、料金は安価になる傾向があります。駅からの距離や、スペースの設備によって料金は変動します。

エリアを選ぶ際には、参加者のアクセスを考慮しつつ、予算とのバランスを考えることが重要です。

規模別の料金相場

イベントスペースの料金は、広さ（収容人数）によっても変動します。少人数のイベント向けのスペースは比較的安価ですが、大人数のイベントに対応できるスペースは高額になります。目安として、

少人数向け（～20人）: 1時間あたり数千円～1万円程度が相場です。セミナーや会議などに適しています。
中規模向け（20～50人）: 1時間あたり1万円～3万円程度が相場です。交流会や懇親会にも対応できます。
大規模向け（50人以上）: 1時間あたり3万円以上が相場です。大規模なセミナーやパーティーに適しています。

イベントの規模に合わせて、適切な広さのスペースを選ぶことが大切です。また、料金だけでなく、設備やサービスも考慮して、総合的にコスパの良いスペースを選びましょう。

※イベントスペースの料金は、立地・設備・曜日や時間帯などの条件により大きく変動する点にご注意ください。

コスパの良いイベントスペースを見つける方法

イベントスペースを選ぶ際、料金だけで判断していませんか？コスパの良いイベントスペースを見つけるためには、料金だけでなく、他の要素も考慮する必要があります。ここでは、コスパの良いイベントスペースを見つけるための具体的な方法を解説します。

料金だけでなく、設備やサービスもチェック

イベントスペースを選ぶ際には、料金だけでなく、設備やサービスも重要な判断材料となります。例えば、

設備: プロジェクター、スクリーン、音響設備、Wi-Fi環境などが整っているか
サービス: 備品（マイク、ホワイトボードなど）の貸し出し、ケータリングサービス、受付対応など

これらの設備やサービスが充実しているほど、イベントの質を向上させることができます。料金が安くても、必要な設備が整っていなければ、別途レンタルする必要が生じ、結局はコストがかさんでしまうこともあります。イベントの目的や内容に合わせて、必要な設備やサービスが揃っているかを確認しましょう。

レビューや口コミを参考に

実際にイベントスペースを利用した人のレビューや口コミは、非常に参考になります。良い点だけでなく、悪い点も正直に書かれていることが多く、事前に注意すべき点を知ることができます。レビューや口コミを参考にすることで、

実際の利用者の評価を知ることができる
スペースの雰囲気や使い勝手を把握できる
トラブルの可能性を事前に予測できる

といったメリットがあります。多くの人が利用しているスペースほど、信頼性が高いと言えるでしょう。予約前に、必ずレビューや口コミをチェックし、自分たちのイベントに合っているかを確認しましょう。

予約サイトを比較検討

イベントスペースの予約サイトは、数多くのスペースの中から、条件に合ったスペースを探すことができる便利なツールです。しかし、サイトによって掲載されているスペースや料金、サービスが異なります。複数の予約サイトを比較検討することで、

より多くの選択肢から最適なスペースを選べる
料金やキャンペーン情報を比較できる
希望する条件に合ったスペースを見つけやすくなる

といったメリットがあります。各サイトの検索機能や、絞り込み機能を活用し、希望する条件（エリア、広さ、設備など）に合ったスペースを探しましょう。また、サイトによっては、割引クーポンやポイント制度を利用できる場合もあります。複数のサイトを比較検討し、最もお得なイベントスペースを見つけましょう。

目的別のイベントスペースの選び方

イベントスペースは、イベントの目的によって最適な場所が異なります。セミナー、交流会、懇親会など、それぞれの目的に合ったスペースを選ぶことで、イベントの成功率を高めることができます。

セミナー

セミナーは、参加者が集中し、情報を効率的に吸収できる環境が必要です。そのため、以下のような点に注目してスペースを選ぶと良いでしょう。

広さ: 参加者の人数に合わせて、適切な広さのスペースを選びましょう。窮屈すぎると集中力が途切れ、広すぎると一体感が失われる可能性があります。
設備: プロジェクター、スクリーン、音響設備、Wi-Fi環境などが整っているか確認しましょう。資料を投影したり、音声を聞かせたりする際に必要不可欠です。
レイアウト: 参加者が講師の話を聞きやすいように、椅子の配置などを考慮しましょう。スクール形式やシアター形式など、セミナーに適したレイアウトを選べるスペースがおすすめです。
その他: 講演者用の控室や、受付スペース、参加者用の休憩スペースなどがあると、より快適なセミナーを開催できます。

交流会

交流会は、参加者同士がコミュニケーションを取りやすい環境が重要です。そのため、以下のような点に注目してスペースを選ぶと良いでしょう。

広さ: 参加者が自由に動き回れるように、ある程度の広さが必要です。立食形式にする場合は、特に広さを確保しましょう。
レイアウト: 参加者が自然と会話を始められるような、オープンな空間が望ましいです。テーブルや椅子の配置を工夫したり、ソファスペースを設けたりするのも良いでしょう。
設備: 軽食やドリンクを提供する場合は、キッチン設備や、冷蔵庫、食器などが利用できるか確認しましょう。音響設備やマイクがあると、場を盛り上げるのに役立ちます。
その他: 参加者がくつろげるように、おしゃれな内装や、開放的な窓があるスペースもおすすめです。

懇親会

懇親会は、参加者がリラックスして親睦を深められる空間が求められます。そのため、以下のような点に注目してスペースを選ぶと良いでしょう。

広さ: 参加者の人数に合わせて、適切な広さのスペースを選びましょう。立食形式にする場合は、ある程度の広さが必要です。
レイアウト: 参加者が自由に移動し、会話を楽しめるような、ゆとりのある空間が望ましいです。テーブルや椅子の配置を工夫したり、ソファスペースを設けたりするのも良いでしょう。
設備: 飲食を提供する場合は、キッチン設備や、冷蔵庫、食器などが利用できるか確認しましょう。カラオケ設備や、ゲーム機などがあると、場を盛り上げるのに役立ちます。
その他: 落ち着いた雰囲気の照明や、音楽、装飾など、雰囲気を演出できるスペースを選ぶと、より懇親会が盛り上がります。

イベントスペースの予約方法と注意点

イベントスペースを借りる際には、事前の準備と注意点が重要です。ここでは、スムーズな予約の流れと、トラブルを避けるための注意点について解説します。

予約の流れ

イベントスペースの予約は、以下の流れで進めるのが一般的です。

イベントスペースの選定: まずは、イベントの目的や規模、予算に合ったイベントスペースを選びます。候補となるスペースをいくつかピックアップし、比較検討しましょう。
空き状況の確認: 各イベントスペースのWebサイトや予約サイトで、希望する日時で空きがあるか確認します。電話やメールで問い合わせることも可能です。
見積もり・詳細確認: スペースの利用料金や、設備、サービス内容などを確認します。必要に応じて、見積もりを依頼しましょう。また、キャンセルポリシーについても確認しておきましょう。
予約申し込み: スペースが決まったら、予約申し込みを行います。Webサイトからの予約、電話、メールなど、予約方法はスペースによって異なります。予約時には、イベントの内容や参加人数などを伝えます。
契約手続き: 予約が確定したら、契約手続きを行います。契約書の内容をよく確認し、署名・捺印を行います。事前に、利用規約を確認しておくことも大切です。
支払い: 利用料金を支払います。支払い方法は、銀行振込、クレジットカード、現金など、スペースによって異なります。支払期限を確認し、期日までに支払いを行いましょう。
当日の準備: イベント当日に向けて、必要な備品や資料を準備します。事前にスペースの下見をしておくと、当日の準備がスムーズに進みます。
イベント当日: イベントスペースを利用します。利用時間や、注意事項を守り、イベントを成功させましょう。
事後処理: イベント終了後、スペースの清掃を行い、原状回復します。ゴミの処理や、備品の片付けなど、スペースの指示に従いましょう。

注意点

イベントスペースを予約する際には、以下の点に注意しましょう。

料金体系の確認: 料金体系は、スペースによって異なります。基本料金だけでなく、追加料金やオプション料金についても確認しておきましょう。時間単位、日単位、またはイベント全体での料金体系など、事前に詳細を把握しておくことが大切です。
キャンセルポリシー: 万が一、イベントをキャンセルすることになった場合に備えて、キャンセルポリシーを確認しておきましょう。キャンセル料が発生する場合や、返金に関する規定も確認しておきましょう。
利用規約の確認: スペースの利用規約をよく読み、遵守しましょう。利用規約には、利用時間、禁止事項、損害賠償に関する事項などが記載されています。特に、時間厳守、ゴミの分別、騒音に関する規定は重要です。
設備・備品の確認: イベントに必要な設備や備品が揃っているか確認しましょう。プロジェクター、スクリーン、音響設備、Wi-Fi環境などが整っているか、事前に確認しておくと安心です。必要な備品が足りない場合は、レンタルできるか、または自分で用意する必要があります。
搬入・搬出の確認: 荷物の搬入・搬出方法を確認しておきましょう。エレベーターの有無、搬入経路、搬入時間など、事前に確認しておくことで、当日のスムーズな準備に繋がります。大きな荷物がある場合は、事前にスペースに相談しておくと良いでしょう。
保険への加入: イベントの内容によっては、損害賠償保険への加入を検討しましょう。参加者のケガや、設備の破損など、万が一の事態に備えておくことで、安心してイベントを開催できます。保険の種類や補償内容を確認し、必要に応じて加入しましょう。
近隣への配慮: イベント開催中は、近隣への配慮を忘れずに行いましょう。騒音、振動、迷惑駐車など、近隣住民に迷惑をかけないように注意しましょう。特に、夜間のイベントや、大音量の音楽を使用する場合は、事前に近隣に告知するなどの配慮が必要です。
事前の内覧: 可能な限り、事前にイベントスペースの内覧を行いましょう。実際にスペースを見て、広さ、設備、雰囲気などを確認することで、イベントのイメージを具体的にすることができます。当日の準備や、レイアウトの検討にも役立ちます。内覧の際には、スタッフに質問し、疑問点を解消しておきましょう。
連絡先の確認: イベントスペースの担当者の連絡先を必ず確認しておきましょう。当日のトラブルや、緊急時の連絡に必要です。電話番号だけでなく、メールアドレスも確認しておくと、連絡がスムーズに行えます。イベント当日までに、担当者と連絡を取り合い、最終確認をしておくと安心です。

コスパを最大化！イベントスペース利用の節約術

イベントスペースの利用料金を抑え、予算内で最高のイベントを実現するためには、様々な節約術があります。ここでは、すぐに実践できる3つの節約術を紹介します。

割引クーポンの活用

イベントスペースの予約サイトや、スペースによっては、割引クーポンを提供している場合があります。これらのクーポンを積極的に活用することで、料金を大幅に抑えることができます。例えば、

予約サイトのクーポン: 予約サイトによっては、初回利用限定クーポンや、特定の条件を満たすことで利用できるクーポンなどを提供しています。これらのクーポンを利用することで、数千円～数万円の割引が適用されることもあります。
スペース独自のクーポン: イベントスペースによっては、自社サイトで利用できるクーポンや、リピーター向けの割引クーポンなどを提供しています。これらのクーポンも積極的に活用しましょう。

クーポンを利用する際には、利用条件や有効期限を確認し、忘れずに適用するようにしましょう。また、複数のクーポンを併用できる場合もあるので、比較検討してみましょう。

平日利用、オフピーク利用

イベントスペースの利用料金は、曜日や時間帯によって変動することがあります。一般的に、平日やオフピークの時間帯（例えば、平日の午前中や、週末の夜間など）は、料金が安く設定されている傾向があります。これらの時間帯を利用することで、料金を抑えることができます。

平日利用: 週末に比べて、平日は利用料金が安く設定されていることが多いです。特に、セミナーや会議など、平日でも開催できるイベントであれば、平日利用を検討してみましょう。
オフピーク利用: 時間帯によっては、利用料金が割引される場合があります。例えば、午前中の利用料金が割引されたり、夜間の利用料金が割増になったりします。イベントの開催時間に合わせて、お得な時間帯を選びましょう。

平日利用やオフピーク利用を検討する際には、参加者のアクセスや、イベントの内容に合わせて、最適な時間帯を選びましょう。

飲食持ち込み可のスペースを選ぶ

イベントスペースによっては、飲食の持ち込みを許可している場合があります。飲食の持ち込みを許可しているスペースを選ぶことで、ケータリングサービスを利用するよりも、費用を抑えることができます。

ケータリングサービスの比較検討: ケータリングサービスを利用する場合、複数の業者に見積もりを依頼し、比較検討することで、費用を抑えることができます。また、持ち込みを許可しているスペースであれば、自分たちで料理を用意することも可能です。
自作の料理や、持ち寄り形式: 参加者で料理を持ち寄り、パーティー形式にするのも良いでしょう。手作りの料理は、参加者との距離を縮める効果もあります。

飲食持ち込みの可否や、持ち込み料の有無などを事前に確認し、イベントの規模や内容に合わせて、最適な方法を選びましょう。